Legalización de libros en el Registro Mercantil.

Desde el día 10 de abril del 2000 pueden presentarse en el Registro los Libros de Comercio, a legalizar, en soporte magnético, de conformidad con lo establecido en la Instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado de fecha 31 de diciembre de 1999. (B.O.E. 08/01/2000).

Para la utilización del nuevo servicio, el soporte, formatos y documentos a presentar, deberán reunir las siguientes características.

Soportes: disco de 3 1/2 o CDROM. El Registro Mercantil aconseja presentar las cuentas en soporte magnético, a ser posible en CD o DVD, tratando de evitar el disquete, y entregar éstos soportes protegidos por cajas o fundas.

Formatos: Los establecidos en la citada Instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado (los ficheros correspondientes a los libros, deberán tener la correspondiente extensión).

Documentos:

a).- INSTANCIA, la suministrada en el Registro

b).- RELACIÓN DE LIBROS, con sus correspondientes firmas digitales.

c).- SOPORTE, con los ficheros relativos a libros.

En el soporte deberán constar obligatoriamente dos ficheros denominados respectivamente:

·        NOMBRES.TXT

Fichero de texto ASCII Windows que contiene los nombres de los ficheros correspondientes a cada uno de los libros cuya legalización se pretenda. Los nombres de dichos ficheros y sus extensiones deberán ajustarse a los requisitos que se detallan en este anexo.

·        DATOS.TXT.

Fichero de datos cada dato ocupa un registro de este fichero correspondientes a la solicitud y a la certificación

Requerimientos:

Programa Amconta versión 8.4.XX disponible en www.amsystem.es

Programa legalia disponible en https://www.registradores.org/mercantil/jsp/home.jsp  No confundir el programa Legalia (para legalización de Libros) con el D2 (para Depósito digital de cuentas anuales).

Procedimiento:

a) En los informes de diario, mayor, cuentas anuales, sumas y saldos existe el botón de “Borrador Legalización Registro Mercantil”. Mediante éste botón se generan ficheros de texto con la extensión txt. Se ubicarán en la carpeta XXYYY. Supongamos que las bases de datos las tenemos ubicadas en c:\amsytem\amconta y que la empresa a generar los ficheros es la 06 009. La información se ubicarán en la siguiente carpeta: c:\amsystem\amconta\RegistroMercantil\06009.

b) Una vez generados los ficheros de texto necesarios tenemos que ir a informes -> Legalización de libros Registro Mercantil. Seleccionamos el tipo de fichero p.e. balances de comprobación. En la solapa Selector de ficheros borrador vamos seleccionando los distintos ficheros de balances de sumas y saldos generados como hemos visto en el procedimiento anterior. Generaremos vista previa y por último generamos el fichero RTF.

c) En la aplicación Legalia incluimos los ficheros Rich Text Format - RTF - generados, (en nuestro ejemplo se ubicarían en: c:\amsystem\amconta\RegistroMercantil\06009), en la opción de menú Edición -> Datos de libros. Un vez cumplimentados ésta información y la de identificación del empresario o entidad que hace la solicitud, podemos comprobar que el proceso es correcto en la opción de menú formulario -> comprobar reglas. En la opción Formulario -> Huella Digital / Disquete, obtenemos copia impresa de la huella digital además la aplicación nos indica la ruta donde se ubican los ficheros a copiar. Es muy importante copiar todo el contenido del directorio propuesto, hay ficheros con extensión TXT y RFT. Los ficheros TXT son: DATOS.TXT, NOMBRES.TXT y DESC.TXT